Elektronische Signatur – wie digitale Unterschriften funktionieren

Was ist eine digitale Signatur?

Im Grunde genommen ist es ganz einfach zu erklären, bei einer digitalen Signatur handelt es sich um eine Unterschrift, welche digital getätigt wird. Im Prinzip wird also das digitale mit dem rechtlichen kombiniert und somit ist eine Zustimmung eines Vertrages oder Ähnliches nun auch online möglich. Allerdings muss eine digitale Signatur strengen Auflagen unterliegen und sogar einige Zertifizierungen erlangen. Hierzu gehören beispielsweise die Authentifizierungen der unterschreibenden Personen, die Zustimmung selbst sowie eine elektronische Versiegelung. Erst dann gilt ein Dokument als unterschrieben.

Wie rechtsverbindlich ist eine elektronische Signatur?

Auch wenn man daran zweifeln mag sind die elektronischen Signaturen genauso gültig wie alle anderen Unterschriften. Das Ganze ist in der EU über die eIDAS geregelt und somit auch nachverfolgbar. Ein zertifizierter Anbieter kann hier im Namen der Partner die rechtsverbindlichen und gesetzlich anerkannten Unterschriften bereitstellen. Dabei werden die Dritten regelmäßig überprüft, sodass die Lösungen stets dem europäischen Regelwerk entsprechen.

Die Umstellung von Papier auf Digital

Bereits viele der großen Unternehmen haben es schon im Angebot und sind über ihre Software oder elektronischen Daten papierlos geworden. Dennoch ist die Unterzeichnung von Dokumenten oder Verträgen bis heute aufgrund von fehlenden Tools oder Ähnlichem durch eine handschriftliche Unterschrift nötig. Somit müssen weiterhin bei vielen Unternehmen Dokumente archiviert werden. Wer dabei auf die digitale Unterschrift wechselt, kann nicht nur Geld sparen, sondern hilft auch noch der Umwelt. Dabei wird nämlich Papier gespart und eine Archivierung ist online möglich. Eine digitale Unterschrift erspart Ihnen also Platz sowie Zeit und sorgt für eine bessere Archivierung ihrer Dokumente. Ebenfalls sind Verwaltungsprozesse besser zu bewerkstelligen aufgrund von Software. Somit optimieren Sie ihr Verwaltungssystem und steigern die Produktivität ihres Unternehmens.

Weitere Vorteile der digitalen Signatur

Neben der ganzen Archivierung und dem Papierersparnis gibt es für die Unternehmen weitere Vorteile, welche dabei herausspringen. Ein Prozess der viel Zeit benötigt ist das hin und her schicken von Verträgen, hier wird Zeit gespart und Schwachstellen ausgeglichen. Nicht selten ist es vorgekommen, dass mal ein Vertrag als verschwunden gilt. Mit der online Signatur wird auch das verhindert. Wird eine Unterschrift benötigt kann ein PDF per E-Mail versendet werden und eine online Signatur angefordert werden. Das Ganze läuft so ab:

  • Schritt 1: Abläufe definieren
    Als allererstes werden die Abläufe definiert, sprich die Reihenfolge der unterzeichnenden Vertragspartner wird definiert. Anschließend wird eine Unterschrift nach festgelegter Reihenfolge angefordert
  • Schritt 2: Unterschrift verfolgen:
    Wurde eine Unterschrift abgegeben werden Sie sofort benachrichtigt. Somit ist der Prozess der Unterschrift stets nachverfolgbar.
  • Schritt 3: Belegdatei erstellen
    Sind die Unterschriften vollständig, kann das Dokument mit einem Zeitstempel abgesegnet werden. Dies dient zur besseren Dokumentation. Das Dokument kann stets online abgerufen werden und ist gültig.

Viele verschiedene Anwendungsmöglichkeiten

Natürlich dient solch eine Unterschrift auf einem Gerät nicht nur dazu einen Vertrag zu unterschreiben. Hiermit können auch Buchhaltungen, Personalwesen oder sogar Rechnung verifiziert werden. Aufgaben welche eine administrative Unterschrift benötigen können mit solch einer Form der Unterschrift optimiert werden.